Sistem Informasi Manajemen ( SIM )

Sistem Informasi Manajemen
- SIM –

Definisi :

Sistem Informasi Manajemen

SIM adalah 1 dari 5 sub sistem utama CBIS . “Suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang berbeda memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan dalam perusahaan atau dalam subunit organisaional perusahaan”.

Sim mencerminkan suatu sikap para eksekutif yang menginginkan agar computer teredia  untuk semua pemecah masalah perusahaan. Ketika SIM berada pada tempatnya dan berfungsi seperti yang diinginkan , SIM dapat membantu manajer dan pemakai lain dalam dan di luar perusahaan mengidentifikasi dan memahami masalah.

Sim menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika. Laporan dan output model dapet disediakan dalam bentuk table atau grafik.

Tujuan :

·         Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk , dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.

·         Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian , dan perbaikan berkelanjutan.

·         Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dan dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).

memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam sub unit organisasi perusahaan.

Model SIM

Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan sistem serupa. Model Sistem Informasi Manajemen menurut Raymond McLeod, Jr. ini dapat digambarkan modelnya sebagai berikut :

Gambar Model Sistem Informasi Manajemen Raymond McLeod, Jr.

Jenis – jenis Laporan :

 Laporan Periodik

Laporan yang disiapkan sesuai dengan jadwal tertentu . Contoh : analisis penjualan bulanan

Laporan Khusus

Laporan yang disiapkan bila sesuatu yang luar biasa terjadi. Contoh : laporan kecelakaan.

            Menyatukan MBE ke dalam laporan :

•     Menyiapkan laporan hanya jika terjadi perkecualian

•     Menggunakan urutan laporan untuk menyoroti perkecualian

•     Mengelompokkan perkecualian bersama-sama

•     Menunjukkan varian dari Normal

        Pembuatan Model Matematika :

        Model Statis atau dinamis

o   Statis à tidak menertakan waktu sebagai variabel

o   Dinamis à menyertakan waktu sebagai variabel

        Model Probabilistik atau Deterministik

o   Probabilistik à peluang terjadinya sesuatu

o   Deterministik

  Model Optimisasi atau Suboptimisasi

o   Optimisasi à memilih solusi terbaik dari berbagai alternatif

o   SubOptimisasi à memungkunkan adanya serangkaian keputusan 

•    Keuntungan dan  Kerugian Model Matematika

KEUNTUNGAN :

            1. dapat menjadi pengalaman belajar

            2. kecepatan proses

            3. menyediakan daya prediksi

            4. lebih murah

KERUGIAN :  

1.      kesulitan pembuatan model sistem bisnis

2.      keahlian matematika tingkat tinggi

Peranan Sistem Informasi dalam Proses Manajemen

            Peranan sistem informasi dalam kegiatan manajemen adalah menyediakan informasi untuk menunjang proses pengambilan keputusan yang dilakukan manajemen. Informasi yang dipakai untuk membantu pengambilan keputusan dilihat dari asalnya, datang dari luar organisasi (eksternal). Tugas sistem informasi adalah menyediakan informasi yang bersifat internal. Agar informasi yang dihasilkan sistem informasi lebih mengena dan berguna bagi manajemen maka harus dilakukan analisa untuk mengetahui kebutuhan informasi bagi setiap tingkatan manajemen. Untuk maksud ini harus dimengerti dulu mengenai kegiatan dan tipe keputusan yang diambil dalam tiap-tiap tingkatan manajemen.

Sistem Informasi dan Kegiatan Manajemen

             Ada 3 tingkatan manajemen, yaitu manajemen tingkat atas, menengah, dan bawah. Masing-masing tingkatan mempunyai tingkatan yang berbeda dan karena itu pengelolaan informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan juga berbeda. Pembagian kegiatan manajemen menurut tingkatannya adalah sebagai berikut : 

            Perencanaan strategis, adalah kegiatan manajemen tingkat atas, yang berupa penetapan tujuan dan penentuan strategi serta kebijaksanaan yang dibutuhkan untuk pencapaian tujuan. Pengambilan keputusan dalam perencanaan strategis banyak dipengaruhi kondisi lingkungan yang dinamis dan serba tak pasti sehingga informasi yang dibutuhkan banyak berupa ringkasan dan bersifat eksternal. Sistem informasi hanya dapat memberikan informasi untuk menunjang pembuatan keputusan. Informasi yang diperlukan tidak mempunyai tingkat akurasi yang tinggi dan seringkali bukan berupa fakta, tetapi hanya perkiraan saja. Pengalaman dan intuisi banyak berperan dalam pengambilan keputusan. 

            Pengendalian manajemen, adalah kegiatan manajemen tingkat menengah yang dilakukan untuk memastikan bahwa organisasi telah melaksanakan kebijakan yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan organisasi. Pengendalian manajemen ini dilakukan antara lain dengan menentukan tindakan dan memformulasikan aturan baru untuk kegiatan operasional, mengalokasikan sumber daya dan mengukur kinerja. Informasi yang dibutuhkan pengendalian manajemen berupa laporan-laporan dari pusat pertanggungjawaban yang dilakukan secara terkoordinasi. Dari laporan-laporan ini dibuat suatu analisa untuk membandingkan kinerja sesungguhnya dengan rencananya. Berdasarkan analisa itu, manajemen membuat keputusan-keputusan, misalnya pembuatan sistem operasi baru, pembuatan anggaran, dan lain-lain.

             Pengendalian operasional, merupakan kegiatan untuk memastikan bahwa tindakan-tindakan operasional telah dijalankan dengan efisien dan efektif. Pengendalian operasional merupakan penerapan keputusan yang telah dihasilkan oleh tingkatan pengendalian manajemen dan menghasilkan informasi hasil pelaksanaan tindakan, menghasilkan informasi hasil pelaksanaan tindakan, pengalokasian sumber daya, dan pengukuran kinerja. Informasi yang dibutuhkan harus mempunyai tingkat ketepatan tinggi dan bersifat sangat baru. Sistem informasi pada tingkatan ini bisa disebut menghasilkan keputusan karena keputusan yang dibuat seringkali berulang rutin dan terstruktur sehingga kebanyakan bisa  diotomatisasikan atau diprogramkan.

Konsep Pokok

Sebuah sistem informasi manajemen bukanlah sekedar suatu perkembangan teknologis. SIM berhubungan dengan organisasi dan dengan manusia pengolahnya. Oleh sebab itu pemahaman utuh terhadap sistem informasi keorganisasian berdasarkan komputer harus juga termasuk memahami konsep-konsep yang berhubungan dengan informasi, pemakaian informasi, dan nilai informasi. Tanggapan berikut ini memperkenalkan konsep-konsep utama secara singkat.

Pokok-pokok SIM
Sebuah sistem informasi manajemen mengandung elemen-elemen fisik sebagai berikut:
1. Perangkat keras komputer
2. Perangkat lunak
Perangkat lunak sistem umum
Perangkat lunak terapan umum
Program aplikasi
3. Database (data yang tersimpan dalam media penyimpanan komputer)
4. Prosedur
5. Petugas Pengoperasian
Dalam hal penerapan, sebuah subsistem terapan yang lengkap terdiri dari: Program untuk melaksanakan pengolahan computer Prosedur untuk membuat terapan menjadi operasional (formulir, petunjukuntuk operator, petunjuk untuk pemakai, dan seterusnya). Subsistem terapan dapat diuraikan dalam bentuk fungsi keorganisasian yang mendukung (pemasaran, produksi, dan sebagainya) atau dalam bentuk jenis kegiatan yang tengah dilaksanakan.

Subsistem fungsi keorganisasian
Fungsi-fungsi keorganisasian agak terpisah dalam hal kegiatan dan ditentukan secara manajerial sebagai tanggung jawab sendiri-sendiri. Karena itu sebuah SIM dapat dipandang sebagai sebuah gabungan sistem-sistem informasi, sebuah sistem untuk setiap fungsi utama keorganisasian. Subsistem-subsistem akan berbeda pada organisasi satu dengan lainnya. Tetapi gagasan dasarnya tetap sama untuk mengenali fungsi-fungsi pokok atas mana subsistem dapat dirancang. Subsistem ini dapat pula dibagi menjadi beberapa subsistem yang lebih kecil.

MENGGUNAKAN TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF

1. Lingkungan Perusahaan
-Pemerintah
-Pelanggan
-Pesaing
-Pemasok
-Serikat Buruh dan lain-lain nya.

2. Keunggulan Kompetitif
Banyak cara untuk mencapai keunggulan kompetitif diantaranya: menyediakan barang dan jasa dengan harga murah; menyediakan barang dan jasa lebih baik daripada pesaing; dan memenuhi kebutuhan khusus suatu segmen pasar tertentu. Pada bidang komputer, “keunggulan kompetitif” mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan “leverage” di pasaran. Artinya, perusahaan tidak selamanya mengandalkan pada sumberdaya fisik, tetapi pada sumber daya konseptual yang
unggul – data dan informasi yang dapat digunakan sama baiknya.
Beberapa perusahaan telah mendapatkan publikasi yangluas karena menggunakan informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif. Diantaranya : American Airlines dengan system pemesanan penerbangan “Sabre”; American Hospital Supply dengan jaringan EDI (Electronic Data Interchange); dan Mc Kesson Drug dengan sistem distribusinya yang disebut Economost.
Ada 3 pokok penting mengenai 3 contoh keunggulan kompetitif di atas :
a.) Tidak satupun perusahaan di atas yang puas hanya mengandalkan sumberdaya fisik untuk menjadi pesaing yang tangguh.
b.) Tidak ada aplikasi komputer inovatif yang memberikan keunggulan kompetitif bagi perusahaan secara terus menerus.
c.) Ketiga perusahaan tersebut memusatkan sumberdaya informasi mereka pada para pelanggannya.

3. Sumberdaya Informasi

Sumberdaya informasi terdiri dari: perangkat keras komputer, perangkat lunak komputer, para spesialis informasi, pemakai, fasilitas, database, dan informasi. Perusahaan harus mengelola sumberdaya tersebut untuk mencapai hasil yang diinginkan. Untuk itu perlu manajer khusus yang mengelola jasa informasi. Selama ini ada beberapa istilah yang lazim dikenal. Misalnya CEO (Chief Executive Officer) adalah orang yang memiliki pengaruh paling kuat dalam operasi perusahaan, dan umumnya memiliki jabatan direktur utama atau ketua dewan direksi. Beberapa istilah lain adalah CFO (Chief Financial Officer) dan COO (Chief Operating Officer). Untuk manajer jasa informasi dikenal istilah CIO (Chief Information Officer) yaitu manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahlian manajerialnya bukan saja untuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan sumberdaya informasi, tetapi juga area operasi perusahaan lainnya. Seorang manajer jasa informasi dapat berperan sebagai chief information officer dengan mengikuti saran-saran berikut:
a) Sediakan waktu untuk pelatihan bisnis, selain teknologinya.
b) Buat kemitraan dengan unit-unit bisnis dan line management; jangan menunggu hingga diundang.
c) Fokuskan pada perbaikan proses dasar bisnis.
d) Jelaskan biaya-biaya IS dalam istilah-istilah bisnis.
e) Bangun kepercayaan dengan memberikan jasa IS yang dapat diandalkan.
f) Jangan bersifat defensif.

4. Perencanaan Strategis
Perencanaan jangka panjang juga dikenal sebagai perencanaan strategis karena mengidentifikasi tujuan-tujuan yang akan memberikan perusahaan yang paling menguntungkan dalam lingkungannya, serta menentukan strategi untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.
Setelah rencana strategis ditetapkan, tiap area fungsional bertanggung jawab untuk mengembangkan rencana strategis mereka sendiri. Rencana-rencana fungsional merinci bagaimana area-area tersebut akan mendukung perusahaan saat perusahaan bekerja menuju tujuan strategisnya.

5. Perencanaan Strategis Sumberdaya Informasi Transformasi kumpulan strategi
Saat jasa informasi mulai mengembangkan rencana-rencana strategis, pendekatan yang dianjurkan adalah mendasarkan rencana tersebut pada tujuan strategis perusahaan, disebut “kumpulan strategis organisasi”. Langkah kedua yang tersendiri, suatu rencana jasa informasi dibuat untuk mendukung tujuan perusahaan, disebut “kumpulan strategis SIM” yang terdiri dari sejumlah tujuan, kendala, dan strategi. Pendekatan ini dinamakan “transformasi kumpulan strategi”.